Sobre la base de la consulta con la Oficina del Fiscal General y la Policía Estatal de Virginia, las agencias deben destruir los informes de antecedentes penales obtenidos para su uso durante el proceso de contratación una vez que hayan cumplido ese propósito. Como se indica en la Política 2,10, Contratación, un breve resumen del impacto del informe en la decisión de contratación puede conservarse en una sección confidencial del expediente de contratación. El informe original debe destruirse mediante un método minucioso, como la trituración o la pulpa.
Una serie de factores hacen que la retención de un informe de antecedentes penales no sea aconsejable. Los informes de antecedentes penales solo son válidos en el momento de su emisión. Su fiabilidad disminuye con el paso del tiempo. Además, los métodos confidenciales de mantenimiento de registros pueden no ser infalibles. La responsabilidad potencial si dicha información llegara a conocerse es mayor que el costo de obtener otro informe cuando pueda ser necesario.
Las circunstancias pueden variar de un organismo a otro según su condición de organismos de justicia penal o no penales, o por otras razones. Las agencias deben consultar a sus propios contactos en la Oficina del Procurador General para obtener asesoramiento legal sobre el tratamiento de los registros de antecedentes penales.