Departamento de Gestión de Recursos Humanos de Virginia

Diversidad, oportunidad e inclusión

Manual de quejas por discriminación laboral

Información General

§1.1 Introducción

La Oficina de Participación de la Fuerza Laboral (OWE) trabaja continuamente para lograr un entorno laboral sostenible y transformador, donde la discriminación sutil, evidente, interpersonal y formal se convierta en cosa del pasado. La OWE está comprometida a ayudar a las agencias a promover la equidad, la educación, la formación y el respaldo de los derechos de los empleados durante todo el proceso de reclamaciones.

OWE hace cumplir la Política de DHRM 205 Igualdad de Oportunidades en el Empleo, que prohíbe la discriminación contra empleados del gobierno estatal y solicitantes de empleo en el gobierno estatal.

La Política de DHRM 205 también prohíbe las represalias contra aquellas personas que presentan una queja por discriminación, participan en el proceso de queja o se oponen a una práctica discriminatoria.

El propósito de este Manual de Quejas por Discriminación EEO es proporcionar orientación a empleados actuales y anteriores y a solicitantes de empleo en Commonwealth of Virginia Executive Branch agencies sobre cómo presentar quejas por discriminación EEO, así como proporcionar un proceso estandarizado para el liderazgo de las agencias estatales en la gestión de quejas de EEO.

Nuestra jurisdicción para investigar denuncias de discriminación se aplica únicamente a empleados actuales y antiguos, así como a solicitantes de empleo de Executive Branch agencies de la Commonwealth of Virginia, cuyos empleados están cubiertos por la Ley de Personal de Virginia. Los empleados actuales y anteriores deben revisar § 2.2-2905. "Ciertos funcionarios y empleados están exentos del capítulo" de la Ley de Personal de Virginia para determinar su elegibilidad para presentar la solicitud en nuestra oficina. Los empleados que estén exentos de nuestro proceso deben contactar con su empleador para informar sobre el proceso de quejas establecido o presentar la demanda ante la Comisión Federal de Igualdad de Oportunidades en el Empleo.

§1.2 DEBES INFORMACIÓN de contacto

Oficina de Participación de la Fuerza Laboral
Departamento de Gestión de Recursos Humanos
101 N. 14Calle, 12 planta
Richmond, VA 23219
Teléfono: 804-225-2136
Sitio web: https://www.dhrm.virginia.gov/diversity-opportunity-inclusion
Email: owe@dhrm.virginia.gov

§1.3 Autoridad

La Oficina de Participación de la Fuerza Laboral (OWE) opera dentro del Departamento de Gestión de Recursos Humanos de Virginia (DHRM). En conjunto, cada uno está dedicado a ofrecer una amplia gama de liderazgo, servicios y orientación a la Commonwealth.

OWE hace cumplir las Órdenes Ejecutivas del Gobernador sobre Igualdad de Oportunidades y la Política de DHRM 2.05, Igualdad de Oportunidades en el Empleo, la Ley de Derechos Humanos de Virginia, el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y todas las demás leyes federales contra la discriminación.

§1.4 Rol

La OWE actúa como órgano de apelación para las quejas por discriminación, pero solo después de que la agencia empleadora revisó y resuelto estas quejas, y se emitió una Decisión Final de la Agencia (FAD). Los empleados que crean sufrir discriminación deben primero presentar una queja ante su agencia, que revisará y potencialmente investigará el asunto. Si el empleado no está satisfecho con la decisión de la agencia, puede entonces apelar ante la OWE. Para recibir ayuda en la iniciación del proceso de quejas, los empleados deben poner en contacto con el Departamento de Recursos Humanos de su agencia.

En casos excepcionales, la OWE puede aceptar directamente quejas por discriminación. La OWE revisará las quejas que no fueron investigadas por la agencia si puede existir un conflicto de intereses (COI). Estos casos requieren una consideración especial.

El proceso de queja por discriminación de la DHRM – OWE EEO permite a los empleados o bien:

  1. Apelar un FAD por acusaciones de discriminación, o
  2. Presenta una denuncia por discriminación basada en un conflicto de intereses (COI) que involucre a la dirección de la agencia.

La OWE evaluará cada apelación y queja del COI para determinar su aceptación o rechazo. Si es aceptado, la investigación continuará tan pronto como sea administrativamente posible. Si es rechazado, la participación de la OWE en el asunto concluirá.

La revisión de apelaciones y quejas por conflicto de conflicto suele realizar en un plazo de 3a4 semanas.
Una vez aceptadas, las investigaciones generalmente concluyen en 180 días desde la aceptación.

Aunque son poco frecuentes, las revisiones e investigaciones de quejas pueden superar los plazos establecido debido a la escasez de personal u otros retrasos inevitables.

OWE no ofrece asesoramiento legal. Los empleados que busquen asesoramiento legal deben contactar con un abogado especializado en derecho laboral para recibir orientación. Las agencias con preguntas legales deben contactar con su asesor jurídico asignado en la Oficina del Fiscal General.

§1.5 Otros recursos de la agencia

El Código de Virginia y la Orden Ejecutiva del Gobernador prohíben la discriminación en los lugares de trabajo estatales por motivos de raza, color, religión, origen nacional, sexo, embarazo, parto o condiciones médicas relacionadas, edad, estado civil, discapacidad, orientación sexual, identidad o expresión de género, afiliación política o condición de veterano. Los empleados estatales disponen de múltiples recursos para expresar sus preocupaciones sobre discriminación u otros asuntos laborales.

Oficina de Derechos Civiles de la Procuradora General

La Oficina del Fiscal General creó una Oficina de Derechos Civiles (OCR) que puede aceptar denuncias por discriminación laboral.

La OCR puede investigar quejas, remitir la queja a otra agencia con autoridad o intentar facilitar una resolución.

Si la queja no se resuelve, puede que se te entregue un aviso de tu derecho a presentar una demanda por tu reclamación por discriminación. Se puede encontrar más información en la sitio web de la OCR o llamando a (804) 2252292 o enviando un email a civilrights@oag.state.va.us.

Oficina de Resolución de Conflictos Laborales

Las quejas que surjan en el lugar de trabajo deben resolver de forma justa y rápida. Al seleccionar una alternativa adecuada para resolver un problema o preocupación en el lugar de trabajo, los empleados y la dirección de la agencia pueden obtener información y orientación de la Oficina de Resolución de Conflictos Laborales ("EDR") y de la Oficina de Recursos Humanos de su agencia. Aunque los consultores de EDR no ofrecen asesoramiento legal, pueden ayudar a identificar políticas relevantes y discutir diversas opciones para abordar las preocupaciones laborales.

EDR no aboga por los empleados ni la dirección, sino que ofrece servicios imparciales para ayudar a resolver disputas laborales. EDR gestiona tanto el procedimiento de reclamación como el proceso de mediación. Ambas son opciones viables para resolver disputas laborales.

Para preguntas específicas sobre los procesos de EDR, es recomendable contactar con EDR. EDR está ubicado en el Departamento de Gestión de Recursos Humanos y se puede contactar por teléfono en 804-786-7994 o 1-888-23- ADVICE (232-3842). Información adicional está disponible en el sitio web de EDR. Las agencias deben contactar con su abogado asignado en la Oficina del Fiscal General para cualquier pregunta legal.

Comisión Federal para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo

La EEOC es la agencia federal que monitorear la mayoría de las leyes federales sobre discriminación laboral. Las quejas pueden presentar a través de la sitio web de la EEOC. La EEOC revisará tu presentación y podrá tomar diversas medidas, incluyendo llevar a cabo una investigación, intentar resolver el asunto mediante mediación o proporcionarte una carta de "derecho a demandar" para que puedas presentar una demanda. Para más información, llama a 1-800-669-4000.

Nota: Las leyes y políticas aplicables bajo las cuales operan estos recursos prohíben la represalia por presentar una queja de discriminación o estar involucrado en una queja, como la presentación de pruebas que respalden una reclamación. Si participaste en alguno de estos recursos y crees que tu empleador tomó represalias contra ti, contacta con el recurso correspondiente para denunciar la represalia.

Consultas

§2.1 Consultas con empleados

A través de la información de contacto indicada se indica asesoramiento confidencial sobre apelaciones y quejas por discriminación para los empleados que consideran presentar una queja. Ver § 1.1 Información de contacto.

Durante las consultas, el personal de OWE deberá:

  • Escucha tus preocupaciones.
  • Explica las leyes y políticas relevantes.
  • Consejos sobre opciones de resolución.
  • Consulta agencias estatales o federales alternativas para recibir ayuda.
  • Explica el proceso de presentación.

OWE no ofrece asesoramiento legal. Los empleados que busquen asesoramiento legal deben contactar con un abogado especializado en derecho laboral.

§2.2 Consulta con Agencias

OWE también está disponible para las agencias para ofrecer orientación sobre el establecimiento de una oficina de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO).

El personal de OWE será:

  • Revisa las políticas actuales de EEO de la agencia, la composición del personal y los procedimientos de quejas existentes, proporciona plantillas de investigación de EEO y consulta durante el proceso de quejas y adaptaciones razonables.
  • Desarrolla un plan de implementación personalizado, detallando la estructura de la oficina, las necesidades de personal y la jerarquía de reportes.
  • Desarrollar y realizar sesiones de formación para líderes y empleados con el fin de promover la concienciación y el cumplimiento normativo.
  • Establecer protocolos de recopilación de datos e reportes para monitorizar la diversidad de la plantilla y seguir el progreso hacia los objetivos de EEO.
  • Proporcionar apoyo continuo, revisiones periódicas de políticas e iniciativas de mejora continua para alinear las funciones de la oficina de EEO con los requisitos legales y organizacionales en evolución.

Apelaciones

La OWE es responsable de revisar y resolver apelaciones relacionadas con las quejas de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO) dentro de una agencia. A diferencia de una oficina de EEO de servicio completo que gestiona quejas iniciales, investigaciones y resoluciones, una oficina solo de apelaciones se centra exclusivamente en reconsiderar las decisiones tomadas por la agencia. Sus funciones principales incluyen revisar los registros de casos, evaluar si se siguieron los procedimientos adecuados y determinar si hubo errores en los hallazgos iniciales.

Esta oficina garantiza el cumplimiento de las leyes federales y estatales de EEO, realiza una revisión imparcial de las apelaciones y emite una decisión o recomendación final. Además, si se detectan discrepancias en el proceso de investigación de la agencia, la OWE puede proporcionar orientación sobre acciones correctivas y recomendar mejoras en políticas y/o prácticas. El objetivo de la OWE es proporcionar un mecanismo justo e imparcial para los empleados que creen que sus quejas no se resolvieron adecuadamente, reforzando la confianza en el compromiso de la agencia con la igualdad de oportunidades y la no discriminación.

§3.1 Presentación de una apelación ante la decisión final de la agencia

OWE actúa como órgano de apelación para revisar las denuncias de discriminación después de que fueron resueltas primero por la agencia empleadora y se emitió un FAD. Los empleados estatales que alegan discriminación deben primero presentar una queja ante su agencia para su revisión y posible investigación. Por favor, contacte con el Departamento de Recursos Humanos de su agencia para iniciar el proceso.

OWE emplea un sistema de gestión de reclamaciones en línea para presentar una apelación ante el FAD emitida por la agencia. OWE solo aceptará formularios que sean puntuales y enviados en línea. Ver § 2.1 Requisitos de tiempo para presentar una apelación

§3.2 Requisitos para los empleados que presentan una apelación

OWE ya no aceptará formularios de quejas por correo o en papel. Todos los formularios deben completar y enviar en línea. Si necesita ayuda, por favor contacte con nuestra oficina.

El denunciante debe seguir las instrucciones a continuación para cerciorar de que recibimos la queja.

  1. Visita nuestra sitio web y haz clic en "Cómo presentar una apelación". El enlace te llevará a un sitio web llamado Formulario de Solicitud DHRM o puedes seguir el enlace aquí.
  2. Para Tipo de Reporte, haga clic en el desplegable y seleccione Apelación EEO.
  3. Complete todas las secciones marcadas con un asterisco (*).
  4. Por favor, selecciona solo la(s) base(s) en la que se aceptó la queja presentada ante tu agencia. (Por ejemplo, si tu agencia aceptó solo edad, selecciona solo edad)
  5. Proporciona una breve explicación de por qué no estás de acuerdo con la decisión final de tu agencia.
    • Elementos a considerar incluyendo en tu breve declaración:
      • Una breve cronología de los hechos que le llevaron a presentar una queja ante la EEO ante su agencia, incluyendo la(s) fecha(s) de la supuesta discriminación
      • Proporciona brevemente todos los detalles que respaldan tus reclamaciones y cualquier acción que tomaste para resolver el problema antes de presentar una queja
      • Incluye la razón por la que no estás de acuerdo con la decisión de la agencia y las pruebas que crees que no consideraron.
      • Por favor, cerciorar de anexar una copia del FAD
  6. Por favor, no anexe documentos adicionales que no sean el FAD. Por favor, proporciona una firma que confirme que la información que compartiste es fiel a tu mejor conocimiento y creencia.

Nota: Se recuerda al denunciante que no se pueden presentar nuevas pruebas en esta etapa. El denunciante debe demostrar que, basar en las pruebas ya presentadas durante la investigación, la agencia debería llegar a una conclusión diferente a su favor.

Una vez presentada una queja, no es necesario tomar ninguna acción adicional. Los investigadores de la OWE revisarán la denuncia y notificarán al denunciante su estado.

OWE ya no aceptará formularios de quejas por correo o en papel. Todos los formularios deben completar y enviar en línea. Si necesita ayuda, por favor contacte con nuestra oficina.

Para preguntas sobre el proceso de apelación, puedes contactarnos en (804) 225-2136. También puedes enviar un correo a nuestra oficina en owe@dhrm.virginia.gov.

§3.3 Requisitos para que la Agencia emita una decisión final de la agencia

La agencia debe seguir las siguientes instrucciones al redactar una Decisión Final de la Agencia (FAD). La FAD debe ser clara, completa e incluir los siguientes elementos clave:

  • Encabezado e información de la agencia – La carta debe incluir el nombre de la agencia, la oficina que emitió la decisión y los datos de contacto.
  • Identificación del caso – Haz referencia al número de caso, nombre del denunciante y cualquier fecha relevante relacionada con el proceso de queja y apelación.
  • Exposición de los problemas – Exponga claramente las reclamaciones planteadas en la queja, incluyendo las acusaciones específicas de discriminación, acoso o represalias.
  • Historial procesal – Proporciona un resumen del proceso de quejas, incluyendo los pasos clave realizados, las investigaciones realizadas y cualquier determinación previa.
  • Leyes y políticas aplicables – Consulte las leyes federales y estatales de EEO, regulaciones y políticas de agencias aplicables al caso.
  • Hallazgos y análisis – Proporciona una explicación detallada de las pruebas consideradas, los estándares legales aplicados y el razonamiento detrás de la decisión. Esta sección debe abordar cada reclamación de forma individual.
  • Decisión final – Indique claramente la determinación final (por ejemplo, si se encontró discriminación o no) y cualquier acción correctiva, si procede.
  • Derechos de apelación y siguientes pasos – Informa al demandante de su derecho a apelar, incluyendo los plazos, dónde presentar la solicitud y cualquier opción alternativa de resolución de disputas disponible.
  • Información de contacto – Proporciona datos de contacto para consultas adicionales o aclaraciones sobre la decisión.
  • Firma y fecha – La decisión debe ser firmada por el funcionario correspondiente con su título y la fecha de emisión.

Esto garantiza transparencia, cumplimiento legal y una comunicación clara de la decisión de la agencia al denunciante.

Para preguntas o ayuda sobre el proceso de apelación, puede contactarnos en (804) 225-2136. También puedes enviar un email a nuestra oficina en owe@dhrm.virginia.gov.

§ 3.4 Plazos para presentar una apelación

La apelación de un empleado debe presentar ante la OWE en un plazo de 15 días naturales desde la fecha del FAD.

La fecha en que se presenta la apelación es la fecha en que se presenta en nuestro portal online.

La falta de presentación oportuna de la apelación resultará en el cierre administrativo del recurso y dicho incumplimiento solo se justificará por circunstancias extraordinarias.

Quejas por conflicto de intereses

§ 4.1 Condiciones

OWE gestionará directamente las quejas por discriminación cuando se apliquen cualquiera de las siguientes situaciones de conflicto de intereses (COI):

  1. La denuncia es contra un jefe de agencia.
  2. La queja es contra un responsable de EEO.
  3. La queja es contra un Director de HR.

Nota: Para que se considere un caso de COI, la persona que comete la discriminación debe ser una de las personas mencionadas anteriormente. La mera presencia de cualquiera de estas personas durante el supuesto incidente no es suficiente para clasificar la denuncia como COI. En tales casos, la queja debe presentar primero ante la agencia. Consulta más abajo para más orientaciones.

Un caso de discriminación que NO se clasifica como un conflicto de intereses (COI) implicaría acusaciones contra un supervisor, gerente o colega de trabajo en lugar del jefe de la agencia, el responsable de EEO o el director de HR.

Un caso de discriminación que NO se clasifica como un conflicto de intereses (COI) implicaría acusaciones contra un supervisor, gerente o colega de trabajo en lugar del jefe de la agencia, el responsable de EEO o el director de HR.

OWE evaluará tales quejas para su aceptación o rechazo. OWE proporcionará una notificación por escrito de inmediato de su decisión. Si se acepta, se inicia una investigación tan pronto como sea administrativamente posible. Si se rechaza, la asociación de OWE con el asunto concluye.

§ 4.2 Presentar una queja por conflicto de intereses

Utilice nuestro sistema de presentación en línea* y siga las instrucciones a continuación para asegurarse de que recibamos su queja.

  1. Visita nuestro sitio web y haz clic en "Cómo presentar una denuncia por discriminación por conflicto de intereses". El enlace te llevará a un sitio web llamado Formulario de Solicitud DHRM o puedes seguir el enlace aquí.
  2. Para Tipo de Reporte, haga clic en el desplegable y seleccione EEO Conflicto de Intereses.
  3. Complete todas las secciones marcadas con un asterisco (*).
  4. Selecciona la(s) base(s) por la que tu agencia aceptó tu queja.
  5. Describe brevemente por qué crees que fuiste discriminado. *No hacerlo puede retrasar el procesamiento de su queja. *
    • a. Elementos a considerar incluyendo en tu breve declaración:
      • Breve cronología de los acontecimientos
      • Proporciona los nombres, números de teléfono, cargos y categorías protegidas de todas las personas que consideres discriminadas
      • Proporciona brevemente todos los detalles que respalden tus afirmaciones
  6. Proporcione una firma para afirmar que la información que compartió es verdadera a su leal saber y entender.

Una vez presentada una queja, no es necesario tomar ninguna acción adicional. Los investigadores revisarán la queja y notificarán al denunciante su estado.

Para preguntas sobre el proceso de apelación, puedes contactarnos en (804) 225-2136. También puedes enviar un email a nuestro equipo en owe@dhrm.virginia.gov.

* OWE ya no aceptará formularios de queja enviados por correo o en papel. Todos los formularios deben completarse y enviarse en línea. Si necesita ayuda, comuníquese con nuestra Oficina.

Ten en cuenta que presentar una demanda ante la Commonwealth no te impide presentar una queja a nivel federal ante la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. (EOC). En el Estado de Virginia, una persona dispone de 300 días desde la fecha del supuesto incidente discriminatorio para presentar una denuncia ante la EEOC contra un empleador con 15 o más empleados por discriminación basada en raza, color, origen nacional, sexo, religión, información genética y/o discapacidad. En el Estado de Virginia, una persona dispone de 300 días desde la fecha del presunto daño para presentar una denuncia ante la EEOC contra un empleador privado, municipal o de condado con 20 o más empleados por discriminación basada en la edad.

§ 4.3 Plazos para presentar una queja debido a un conflicto de intereses

Todos los empleados estatales, ex empleados estatales y solicitantes de empleo estatal pueden presentar una queja por discriminación si cumplen los requisitos establecido en el § 3.0 Condiciones.

Las personas que cumplan con los requisitos anteriores pueden presentar una queja por discriminación ante OWE en un plazo de180 días naturales posteriores al último acto de presunta discriminación.

La fecha en que se presenta la queja es la fecha en que se presenta a través del sistema en línea.

Responsabilidades en EEO

§5.1 Responsabilidades de los empleados

Los empleados que creen sufrir discriminación, acoso o represalias tienen responsabilidades específicas al considerar o presentar una queja por Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO) para garantizar un proceso de resolución justo y eficiente. Estas responsabilidades incluyen:

Comprender las protecciones EEO – Los empleados deben familiarizar con las políticas, leyes y derechos sobre EEO bajo la normativa federal, estatal y específica de cada agencia.

Reportes puntuales – Las quejas deben presentar dentro del plazo requerido (consulte las secciones específicas anteriores para un calendario y las políticas de la agencia que detallan el proceso) para garantizar la elegibilidad para la revisión.

Proporcionar información precisa y completa – Los empleados deben describir claramente la supuesta discriminación o represalia, incluyendo fechas, personas implicadas y cualquier detalle o documentación de respaldo relevante.

Cooperación con la investigación – Se espera que los empleados participen de buena fe, respondan a consultas y proporcionen pruebas aplicar o la información de testigos que respalden sus afirmaciones. No responder a las consultas en un plazo de 15 días naturales puede resultar en el cierre administrativo de su queja.

Carga de la prueba – Los empleados deben entender que ellos asumen la carga de demostrar sus reclamaciones de discriminación o represalia presentando pruebas suficientes para respaldar sus acusaciones.

Utilización de métodos de resolución informal – Antes de presentar una queja formal, se anima a los empleados a participar en mediación o resolución alternativa de conflictos (ADR), si está disponible, para resolver los asuntos al menor nivel posible. Los empleados interesados en la mediación deben contactar con la Oficina de Resolución de Conflictos Laborales (EDR) del DHRM para recibir consulta.

Mantener la conducta profesional – Al presentar una queja, los empleados deben cumplir con las políticas laborales y evitar acciones de represalia que puedan afectar a la investigación.

Protección de la confidencialidad – Los empleados deben respetar la privacidad de todas las partes implicadas y evitar compartir detalles sensibles del caso más allá de los necesarios para el proceso.

Buscar orientación cuando sea necesario – Los empleados pueden consultar con los asesores de EEO de sus agencias, representantes de HR o asesores legales para entender sus opciones y los siguientes pasos.

Al cumplir con estas responsabilidades, los empleados ayudan a garantizar un proceso de quejas EEO justo, exhaustivo y eficaz, al tiempo que se mantiene la integridad en el lugar de trabajo.

Los empleados deberían contactar con su oficina de EEO/HR si se enfrentan a una situación adversa en su agencia. El personal de HR/EEO asesorará sobre si proceder con una queja o presentar una denuncia por discriminación.

Si presenta una denuncia por discriminación, el empleado debe familiarizar con la política de EEO de su agencia, sus procedimientos y los formularios relevantes, siguiendo la orientación del personal de HR/EEO. El empleado es responsable de proporcionar la documentación del caso, ya que la carga de la prueba recae en él.

Los empleados no pueden presentar la declaración directamente ante OWE, salvo en ciertas situaciones descritas en el proceso de Conflicto de Intereses (COI) de OWE. Se anima a los empleados a revisar y comprender el proceso de la OWE y son responsables de presentar la apelación o el COI a la OWE de manera oportuna.

Aunque los empleados no pueden presentar un caso directamente ante OWE (excepto en casos de COI), siempre pueden buscar consulta. OWE puede ofrecer orientación sobre las circunstancias que enfrenta y puede dirigirles al proceso de reclamación adecuado si procede. Se recuerda a los empleados que pueden presentar simultáneamente una queja por discriminación ante su agencia empleadora y ante la EEOC.

§ 5.2 Responsabilidades de la agencia

Agencies must have EEO personnel that have received training in conducting EEO Investigations, preferably the New Investigators Training by the Equal Employment Opportunity Commission Training Institute.

Agency Heads, Managers, and Supervisors should receive relevant EEO training. Agency Heads should have awareness of complaints within their agency.

Agencies are responsible for developing EEO Policy statements and informing employees of such policies.

Agencies must inform employees and applicants of their EEO rights and ensure that all EEO posters are displayed in visible locations accessible to both employees and applicants.

Employees often struggle to determine whether they should file a grievance or if their situation constitutes discrimination. To address this, training and consultation should be available through the HR/EEO office. Agencies also reach out to OWE to provide such training. Agencies should also notify employees of their right to consult with the OWE for guidance.

Agencies must develop an EEO complaint process by which they can collect information related to allegations of discrimination. The agency complaint process should include detailed forms to collect information as well as have clear directions for the employee on how to fill the form and provide all information to create a case.

Agencies are required to respond to all complaints of discrimination in a timely and professional manner. Upon receipt of a discrimination complaint, the agency must acknowledge the complaint promptly and inform the complainant of the next steps in the process. Timely responses are essential to demonstrate the agency's commitment to addressing discrimination concerns, ensuring fairness, and maintaining trust. Acknowledging receipt of complaints helps to reassure employees that their concerns are taken seriously, promotes transparency, and minimizes the potential for escalation. It also supports a respectful and compliant workplace environment, aligning with the agency's legal and ethical responsibilities to address discrimination promptly.

The complaint must be received in a timely manner and the case should be investigated by trained employees as referenced above. There should be a timeline within which the case is accepted and investigated. This timeline should be communicated to the employee. Agency investigators must inform the employee in writing of the acceptance of their complaint. Acceptance letters should include when the complaint was filed, the allegations and issues the employee brought forward, and the allegations and issues the agency has accepted for investigation. A final agency decision must be issued at the conclusion of the investigation.

Agencies must inform employees of their right to file an appeal with the DHRM's Office of Workforce Engagement if they are dissatisfied with the final decision issued by their employing agency. Agency EEO personnel should familiarize themselves with the DHRM complaint process to assist employees in either filing an appeal to the FAD, as outlined above, or filing directly with DHRM in cases where DHRM accepts complaints directly, as specified in the COI section of the DHRM discrimination complaint process.

To protect employee rights to appeal within 15 calendar days of the FAD, the FAD must be dated the same date it is presented to the employee.

If an employee appeals the FAD and the appeal is accepted by OWE, the agency’s Human Resource Office and/or EEO Office is required to provide a copy of the agency FAD, including a copy of the employee's complaint form, the acceptance letter, attachments submitted by the employee.

Agencies that do not currently have an EEO complaint process as outlined above, should contact the OWE for consultation and support in building a comprehensive EEO process.

§ 5.3 Requisitos obligatorios de notificación de EEO por parte de la agencia

Las agencias son responsables de completar y presentar el reporte semestral de casos EDR/EEO según lo requiera el DHRM. Para ello, es sumamente importante que las agencias mantengan registros de todos los casos presentados y de la información relacionada. Las agencias también deben incluir los casos que fueron presentados ante la EEOC. No se deben agregar los casos reportados. Las agencias deben listar cada caso por separado e incluir el número de denuncias, el asunto, el estado actual y el resultado de cada caso.

OWE notificará a las agencias cuándo deben completar y devolver dichos reportes. Para cualquier pregunta relacionada con este reporte, por favor contacte con OWE.

6.0 Definiciones

Edad: Discriminación contra empleados de 40 años o más.

Jefe de Agencia: El Director, Comisionado u otro jefe designado de la agencia estatal o la persona a la que se le delegó la autoridad para actuar en nombre del jefe de la agencia.

Apelación: Un proceso en el que un empleado presenta una apelación tras recibir una decisión final de la agencia (FAD) sobre una queja de EEO.

Bases (categorías protegidas): la razón o característica específica (como raza, sexo, edad, discapacidad, etc.) que el empleado considera que llevó a un trato injusto o discriminación en el lugar de trabajo.

Carga de la prueba: se refiere a la responsabilidad del demandante (empleado) de proporcionar pruebas suficientes para respaldar su denuncia de discriminación, acoso o represalia. El denunciante debe demostrar que sufrió un trato adverso basado en una característica protegida (como raza, género, discapacidad o edad) y que dicho trato violó las leyes EEO.

Color: Discriminación basada en el color de la piel de una persona, independientemente de su raza.

Queja: Una acusación formal presentada por un empleado alegando discriminación, acoso o represalias en violación de las leyes EEO.

Conflicto de Intereses (COI): Una situación en la que existe un posible conflicto derivado de la discriminación que involucra a altos cargos (Jefe de Agencia, Director de HR o Director de EEO).

Discapacidad: Discriminación basada en discapacidades físicas o mentales que limitan sustancialmente una o más actividades vitales importantes.

Discriminación: Trato injusto a una persona o grupo basado en una característica protegida como raza, género, discapacidad o edad. Consulta la Política del DHRM 205, Igualdad de Oportunidades en el Empleo

Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO): El principio que establece que todos los empleados deben recibir un trato justo en las decisiones laborales, independientemente de las características protegidas.

Investigador EEO: Una persona capacitada para llevar a cabo investigaciones EEO.

Responsable de EEO: La persona responsable de gestionar asuntos relacionados con EEO, incluidas las investigaciones de quejas por discriminación.

Decisión Final de la Agencia (FAD): La decisión escrita de una agencia sobre una queja formal de discriminación al demandante que explica los hallazgos de la queja y la información de la apelación.

Información genética: Discriminación basada en la información genética de una persona, incluyendo la historia médica familiar.

Queja: Queja escrita en el Formulario de reclamación A que expone las acciones y omisiones de la dirección que se impugnan, los hechos que respaldan la queja y el alivio aplicar.

HR Director: Persona que monitorear todas las operaciones de HR.

Mediación: Proceso voluntario mediante el cual las personas, con la ayuda de mediadores, pueden llegar a un acuerdo para resolver cuestiones relacionadas con el trabajo.

Origen nacional: Discriminación basada en el lugar de nacimiento, ascendencia, cultura o idioma del empleado.

Raza: Discriminación basada en la raza del empleado (o rasgos históricamente asociados a la raza, incluyendo la textura del cabello, el tipo de cabello y peinados protectores como trenzas, mechones y trenzas) o en la etnia.

Religión: Discriminación basada en las creencias o prácticas religiosas del empleado.

Represalias: Discriminación o acciones adversas tomadas contra un empleado por participar en actividades protegidas, como presentar una queja o participar en una investigación.

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